Sistem Informasi Manajemen - Materi 2

2Tinjauan tentang SIM
• Berdasarkan komponen fisik
– Perangkat Keras (Hardware)
– Perangkat Lunak (Software)
– Berkas (File)
– Prosedur (Procedure)
– Manusia (Brainware)
• Berdasarkan fungsi pengolahan
– Mengolah Transaksi
– Memelihara file historis
– Menghasilkan keluaran
– Interaksi user-pengolah
• Berdasarkan fungsi keluaran
– Dokumen transaksi
– Laporan rutin/ terjadwal dan Laporan tidak rutin/ tidak terjadwal
– Jawaban atas pertanyaan yang terjadwal dan yang tidak terjadwal
– Dialog user-mesin
• Pengolahan Data (Data Processing)
• Adalah serangkaian operasi atasinformasi yang direncanakan guna mencapai tujuan.
• Meliputi sebagian atau keseluruhan Unsur pengolahan data:
– Pengumpulan data (data capturing)
– Pembacaan (reading)
– Pemeriksaan (verifying)
– Perekaman (recording)
– Penggolongan (classifying)
– Pengurutan (sorting)
– Peringkasan (sumarizing)
– Perhitungan (calculating)
– Perbandingan (comparing)
– Pemindahan (transmitting)
– Penampilan kembali (retrieving)
– Pengandaan (reproduction)
– Penyebarluasan (distribution)


• Metode Pengolahan Data:
– Metode manual
• operasi penolahan data dilakukanmdengan tangan dan alat bantu sederhana, misal:pensil, penggaris, kertas kerja, dll
– Metode elektromekanik
• Manual dibantu mesin-mesin elektrinik sederhana, misal: menggunakan posting machine
– Metode sistem warkat
• Data dicatat dalamkartu dengan sandi lubang.
• Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data tentang objek yang sama digabung membentuk suatu berkas.
– Metode elektronik komputer
• Menggunakan alat bantu komputer

• Bentuk Pengolahan Data
• Sentralisasi
• Desentralisasi
• Terdistribusi



• Bentuk Pengolahan Data - Sentralisasi
• Operasi pengolahan data dilakukan oleh bagian yang terpisah dalam struktur organisasi, yaitu bagian pengolahan data elektronik-PDE (Electronic Data Processing-EDP) atau :
– biro jasa di luar organisasi yang merupakan perusahaan terpisah diluar oranisasi dan memberikan pelayanan pengolahan data.
– Fasilitas pembagian waktu bersama (timeshearing) yang dibeli/ disewa dari perusahaan lain
– Suatu susunan manajemen fasilitas dimana suatu perusahaan mengambil alih pelakasanaan operasipengolahan data dalam organisasi tersebut


• Bentuk Pengolahan Sentralisasi

• Keuntungan Sentralisasi
• Hemat hardware dan personalia
– Pengadaan hardware dan personalia untuk pengolahan data difokuskan pada bagian EDP.
• Hemat biaya pengembangan sistem
– Pengembangan sistem dilakukan sekaligus oleh bagian EDP, sehingga pengembangan sistem ganda dapat dihindarkan
• Standarisasi
– Pengembangan sistem dilakukan satu pihak, EDP, shg gaya desain pengolahannya cenderung standar
• Seragam
– Adanya sistem yang standar akan memberikan kesan desain yang seragam, shg memudahkan operator dan pengguna lainnya dalam menoperasikan sistem

• Bentuk Pengolahan Data - Desentralisasi
• Kegiatan-kegiatan pengolahan data dilakukan dalam bidang-bidang organisasi yang bersifat fungsional otonom sebagai sub organisasi.
• Keuntungan desentralisasi
• Peka terhadap kondisi lokal
– Sehingga pelayanan bisa semakin baik
– Personil yang terlibat paham betul tentang unitnya
– Permasalahan yang terjadi adalah permasalahan yang sudah biasa diselesaikan
• Kebijakan desentralisasi dalam manajemen
– Tugas, wewenang dan tanggung jawab ditambah dengan pengolahan data
• Kelangkaan kesamaan fungsi
– Tiap unit organisasi jarang memiliki kesamaan, dari segi peran, fungsi dan tugas
– Sistem tidak seragam

• Bentuk Pengolahan Data - Terdistribusi
• Data yang akan diolah disebar ke bagian-bagian, namun bagian-bagian yang tesebar tersebut disatukan kembali secara logik dan diawasioleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan.
• Keuntungan - Terdistribusi
• Biaya minim
– Mampu memberikan penghematan biaya-biaya hardware, software maupun personil
• Lebih cepat
– Data yang diolah diperoleh dari masing-masing unit, sehingga mempersingkat waktu respon.
• Lebih cermat
– Masing-masing unit mempunyai beban dan tanggung jawab yang besar terhadap kelangsungan dan keberhasilan pengolahan data dan sekaligus diawasi oleh bagian yang lebih tinggi (Pengawasan berlapis, kontrol data kritis dan penting menjadi lebih cermat)
• Back-up efektif
– Karena masing-masing unit akan melakukan back-up data sendiri

• Unsur Penting SIM
• Agar SIM dapat beroperasi secara efektif
• Data yang dibutuhkan
• Kapan data dibutuhkan
• Siapa yang membutuhkan
• Dimana data dibuthkan
• Dalam bentuki apa data dibutuhkan
• Prioritas yang diberikan dari bermacam data
• Prosedur/mekanisme yang digunakan untuk memproses data
• Bagaimana pengaturan umpan balik
• Mekanisme yang dilakukan

• Jaringan Kerja SIM
• Terdiri atas:
– Perencanaan strategi dan pengendalian manajemen
– Fungsi operasi
– Unit fungsional
• Implikasi yang ditimbulkan SIM:
– SI didesain untuk menyediakan informasi bagi setiap unit fungsional
– SI untuk unit fungsionl yang saling berhubungan dapat dikelompokkan ke dalam suatu subsistem yanga melayani kelompok itu (fungsi operasional)
– Kaitan antar unit fungsional dapat disederhanakan dengan pemakaian kaitan informasi antar kelompok dan dengan jalan pemakaian file sebagai penyangga

• Hiarkhi pengendalian dalam jaringan kerja SIM

• Fungsi dalam organisasi (Pada Umumnya)
• Produksi
– Meliputi: kegiatan produksi, produk ke teknikan, dll
• Pemasaran
– Meliputi: riset pasar, periklanan, promosi, penjualan, dll
• Logistik
– Meliputi: pembelian, persediaan, distribusi, dll
• Keuangan dan akuntansi
– Meliputi: pembelanjaan,akuntansi keuangan, akuntansi biaya, penganggaran, dll
• Ciri Informasi
• Ciri informasi menurut kateori keputusan

• Jenis Keputusan
• Tipe Pengambilan Keputusan

• Tipe Keputusan Manajemen
• Keputusan tidak terprogram (non programmed decision) atau tidak terstruktur (unstructured decision)
• Keputusan setengah terprogram(semi programmed decision) atau setengah terstruktur (semi structured decision)
• Keputusan Terprogram (programmed decision) atau terstruktur (structured decision)
• Tipe Keputusan Manajemen
• Keputusan tidak terprogram (non programmed decision) atau tidak terstruktur (unstructured decision)
– Tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi
– Dilakukanoleh manajemen tingkat atas
• Keputusan setengah terprogram(semi programmed decision) atau setengah terstruktur (semi structured decision)
– Sebagian yang dapat diprogram
– Masih membutuhkan pertimbangan-pertimbangan dari si pengambil keputusan
• Keputusan Terprogram (programmed decision) atau terstruktur (structured decision)
– Bersifat berulang dan rutin, sehingga dapat diproram
– Dilakukan oleh manajemen tingakat bawah,misal: pemesanan barang,penagihan piutang, dsb.
• Peranan SIM
• Apliaksi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unitfungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen.
• Isi informasi tergantung pada fungsi masing-masing unit
• Ciri informasi yang dibuthkan tergantung pada pembuatan keputusan
• SIM yang baik harus mampu mendukung proses-proses manajemen (perencanaan, pengendalian, keputusan)
• Dukungan SIM pada Proses Perencanaan
• Dukungan SIM pada proses Pengendalian
• Siklus pengendalian manajemen

• Dimulai dengan proses perencanaan menentukan standar prestasi :
– Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
– Analisis lain yan membantu dalam pemahaman perbedaan
– Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi dimasa datang
• Monitoring
– Didasarkan pada proses perencanaan ditambah konsep batas pengendalian

• Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan
• Tahapan:
• Penelusuran --> pemahaman masalah
Usaha penyelidikan lingkungan
Pengakuan adanya masalah
• Desain --> menciptakan pemecahan masalah
Penemuan alternatif pemecahan masalah
Pengambangan alternatif pemecahan masalah
• Pemeliharaan --> menguji kelayakan pemecahan masalah
Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya
• Unsur pembuatan keputusan:
– Data
– Model atau prosedur keputusan
– Pembuat keputusan